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アプリ活用で失敗しないテレワークの進め方 | AppSheetで社内DX

アプリで失敗しないテレワークの進め方

 

 「テレワークの進め方が分からない」「やってみたけど上手くいかない」という場合、大抵はツールの導入に終始してしまい、社内にテレワークが定着する前に止めてしまうとうことが多いようです。

 

うまくいかないのは理由があります。

「なぜ、テレワークが上手くいかないのか」をきちんと考えれば、失敗しないテレワークの進め方が見えてきます。

 

1. テレワークがうまくいかない3つの理由

 

国土交通省(2020)「平成31年度(令和元年度)テレワーク人口実態調査」では「テレワークを実施してみて問題があったこと」が調査されています。

まとめると、テレワークがうまくいかないのは3つの理由があることが分かります。

 

データ共有ができていない

 

会社で作っていた資料の続きをやろうとして、その資料に社外からアクセスできなければテレワークになりません。

会社に来なければ仕事ができないという環境であれば、そもそもテレワークを始めることも続けることができません。

まずは、資料・データの共有ルールを策定して、データ共有の方法についても検討する必要があります。

 

コミュニケーションがうまくいかない

 

社内のコミュニケーションを電話やメールだけで代替しようとすると、想像以上に手間も時間もかかります。

報・連・相などの情報共有がうまくいかなければ作業の進捗にも悪影響が出ます。

テレワークによって生産性が落ちると見なされてしまえば、テレワークを止めてしまう理由になります。

 

社内ルールが整備されていない

 

「誰が何の業務についてテレワークが可能なのか?」「通常業務と労働時間や給与は異なるのか?」...

このようなルールが決まっていなければ、社員からするとテレワークをしたくてもやりにくいものです。

労務管理を含めた社内ルールの整備は、テレワークを定着させるためには避けて通れないでしょう。

 

2. ツールのメリットとデメリット

ツールにはメリット、デメリットがあります。

 

テレワークを始めるにあたりツールの導入を検討したり、実際に導入したことがあると思います。

ツールには一長一短があります。

安易な導入はかえってテレワークの効果を低下させる可能性があります。

 

グループウェア

 

グループウェアにはファイル共有、コミュニケーション、タスク管理、勤怠管理など一連の機能がそろっています。

ただし、「かゆいところに手が届かない」という感じで、単体のツールと比べて機能的に物足りない印象は否めません。

グループウェア1本でテレワークに対応しようとするのはあまり得策ではないでしょう。

他のツールとの併用を検討する必要があります。

 

チャットツール

 

チャットツールは、報・連・相などのコミュニケーションはもちろん、音声通話やビデオ通話、ファイル共有、タスク管理までできるものがあります。

しかし、チャットツールの強みはあくまでコミュニケーションなので、チームでの共同作業(ファイルの共同編集など)や作業の進捗管理などはできません。

チャットツールはコミュニケーションツールとしてだけ利用し、他のツールと併用することが現実的です。

 

3. テレワークの進め方

 

以上、テレワークがうまくいかない3つの理由と各種ツールの特徴を踏まえて、テレワークを進めていきましょう。

 

社内ルールを整備する

就業規則

労務管理については、社内の就業規則にテレワーク就業規則を定めることで対応できます。

テレワーク就業規則では対象者、服務規律、労働時間、勤怠管理、給与、テレワークに係る費用負担などについて規定します。

厚生労働省がテレワーク就業規則のひな形(リンク先のp. 24)を公開しているので参考にしてください。

 

運用ルール

最初に、テレワークを実施する対象者と対象業務を決めます。

次に、テレワークの申請と承認のルールを決めます。

具体的には、テレワークを実施する社員が、誰(上長)にいつまでに申請し、上長はいつまでに承認するのかについて手順を定めます。

最後に、テレワーク実施中の勤怠管理やタスク管理の方法等を決めます。

 

情報セキュリティ対策

業務に関わる資料やデータの流出や漏洩を防ぐ対策が必要になります。

例えば、データ共有では、誰にどの資料・データへのアクセスを許可するのかについて仕分けを行い、ログイン管理や共有設定で対策します。

 

情報セキュリティ対策としては(1)基本方針の策定、(2)ルールの策定、(3)具体的なセキュリティ対策を行います。

テレワークを実施する社員には研修等でセキュリティの重要性を理解してもらい、基本方針とルールを遵守させるようにします。

 

クラウドストレージでデータを共有する

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleアカウントを持っていれば無料で使えます。

 

クラウドストレージはインターネット上にあるデータの保存領域です。

Googleアカウントを持っていれば、Googleドライブというクラウドストレージを無料で使えます。

 

Googleドライブに保存したデータなら自宅で参照、編集したり、チームで共同編集することができます。

Microsoft Officeのファイルにも対応しており、既存の資料、データを引き続き活用できます。

後述する、AppSheet(アップシート)アプリもGoogle ドライブにデータを保存します。

 

(1)気軽に始められる、(2)チームでの共同作業に使える、(3)拡張性が高い、というメリットからテレワークでのデータ共有に適しています。

 

チャットツールを活用する

LINE WORKS(ラインワークス)

LINE WORKS(ラインワークス)はビジネスに特化したLINEです。

 

普段から報告や連絡のためにLINE(ライン)を使っていれば、それで事足りると思われるかもしれません。

しかし、プライベートと仕事で同じLINEアカウントを使用している場合など、情報セキュリティ的に望ましくないこともあります。

 

LINE WORKS(ラインワークス)は会社でアカウントを開設してメンバーを招待、管理できるので、ビジネス利用としてはこちらがオススメです。

画面や操作がLINEと似ているので始めやすいというメリットもあります。

 

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkはチャット機能以外に、タスク管理、ファイル管理、音声・ビデオ通話などビジネス向けの機能が充実しています。

 

ビジネス向けチャットツールとしてはChatwork(チャットワーク)も有名です。

基本的なチャット機能以外に、タスク管理、ファイル管理、音声・ビデオ通話などビジネス向けの機能が充実しています(LINE WORKSにも同様の機能があります)。

 

LINE WORKSは画面がスマホに最適化されているので、PCでの利用が多い場合は、個人的にはChatworkの方がオススメです。

 

Google Spaces(スペース)

Goolge Spaces(スペース)はチャット、ファイル共有、タスク管理が統合されたツールです。

 

GoogleにはGoogle Chatというチャットツールがあります。

Google Chatにはファイル共有や共同編集、GmailやGoolgeカレンダーとの連携などの機能があります。

しかし、Google Chatは個人的にあまり使い勝手が良くないと感じています。

 

Google は2021年9月8日(米国時間)にGoogle Spaces(スペース)を発表しました。

それらの機能は今後、Google Spacesへと引き継がれ、より使いやすいものへと進化すると思われます。

 

共同作業をする

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド

Googleアカウントを持っていれば、ドキュメント、スプレッドシート、スライドが無料で使えます。

 

Googleアカウントを持っていれば、ドキュメントスプレッドシートスライドというツールが無料で使えます。

それぞれ、Microsoft OfficeでいうWord、Excel、PowerPointに相当します。

 

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのメリットは、チームで共同作業ができる点です。

Googleドライブ上にファイルを保存し、チームで共有、共同編集ができます。

メンバー間で、メールでファイルのやりとりをする手間が省け、作業効率が向上します。

Microsoft Officeのファイルとも互換性があるので、既存データを引き続き活用できる点も助かります。

 

WEB会議システム

Zoom(ズーム)

Zoom(ズーム)は人気のWeb会議システムです。

 

Zoom(ズーム)は人気のWeb会議システムで、取引先もZoomを使っている場合など会議の設定がしやすいメリットがあります。

アプリを端末にインストールして使用するのが一般的なので、セキュリティの関係で会社のPCにインストールできない場合があるかもしれません。

 

チームで共同作業する場合「ホワイトボード」という機能がありますが、Zoom以外のツールと連携できないデメリットがあります。

 

Meet(ミート)

Google Meetは、アプリのインストール不要、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドで共同作業ができます。

 

Google Meet(ミート)は、Googleアカウントを持っていれば無料で使えるWeb会議システムです。

PCではChromeなどのWebブラウザで使用できるので、アプリのインストールが不要、相手の環境によらず会議を設定できます。

スマホアプリもあります。

 

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドには画面共有ボタンがあり、編集中のファイルをMeetで共有したり、そのままGoogleドライブ上で共同作業ができます。

 

勤怠管理アプリ

AppSheetはカスタマイズされた業務アプリを作成できます。テレワーク用の勤怠管理アプリは就業規則や運用ルールに合わせてカスタマイズができます。

 

テレワークの始業時刻、終業時刻、中抜け時間を記録します。

また、在席管理で在席確認ができれば安心でしょう。

テレワークの申請や承認をアプリできるようにすれば、テレワーク管理がしやすくなります。

 

AppSheet(アップシート)なら、就業規則や運用ルールに合わせてカスタマイズされた勤怠管理アプリを開発することができます。

アプリスイートでは無料で7日間体験できるサンプルアプリを用意しています。

興味がある方はお気軽にお問い合わせください → お問い合わせはこちら

 

タスク管理アプリ

AppSheetは業務内容に合わせてカスタマイズされたタスク管理アプリが作成できます。

 

テレワーク実施者にタスクを依頼したり、タスクの進捗状況を見える化します。

タスク管理ができれば、生産性を落とすことなくテレワークを続けられるようになります。

タスク管理の方法や用語は会社や部署により異なるため、カスタマイズされたアプリの方が使い勝手が良く、長続きします。

 

アプリスイートでは、AppSheet(アップシート)で開発したサンプルアプリ「マイタスク」を用意しています。

「マイタスク」アプリでは、カンバンボードでタスクの進捗状況を見える化します。

また、タスクに関連した資料・データをGoogleドライブにアップロードして共有できます。

興味がある方はお気軽にお問い合わせください → お問い合わせはこちら

 

4. まとめ

 

以上、(1)社内ルールを整備する、(2)社内資料・データをクラウドストレージで共有する、(3)各種ツールの特徴を踏まえて導入することでテレワークを進めることができます。

 

最初は、対象者や対象業務を狭く設定してトライアル(試験的な導入)を行うことをオススメします。

トライアルの結果を検証し、業務効率化や生産性向上が実感できるようになれば、社内にテレワークが定着するようになります。

 

5. 導入サポートのお知らせ

アプリスイートでは「テレワークの進め方が分からない」方のためのテレワーク導入サポートを行っています。

 

アプリスイートでは、「テレワークの進め方が分からない」という経営者やIT担当者の方のための導入サポートを行っています。

 

就業規則や情報セキュリティ対策などの社内ルールの整備、社内データのクラウド化支援、各種ツールの選定と活用法、AppSheet勤怠管理、タスク管理アプリ開発、補助金活用などご相談を承っています。

 

初回お打ち合わせは2時間無料です。お気軽にお問い合わせください。